Nu we elkaar steeds meer of enkel nog online kunnen ontmoeten, geven we graag wat tips hoe je Deep Democracy kan toepassen in onlinemeetings.
Waarom je dit zou doen? Het geeft VIBES aan je meeting: Vitaliteit, Inclusie,
Bewogenheid, Effectiviteit en Samenwerkingsbereidheid. Probeer maar!
1. Check-in met elkaar. In deze tijden neem je er net iets meer tijd voor.
Naast een zakelijke vraag (“Wat vind jij belangrijk om op onze agenda te zetten?”), sta je eerst even stil bij het gevoel dat mensen hebben op dit moment. De nood om met elkaar te connecteren is groter dan anders.
2. Een check-in introduceer je met WAAROM/HOE/WAT
- Je zegt eerst WAAROM je wil inchecken: verbinden, met elkaar en met wat we gaan doen in de call.
- Je zegt dan HOE: popcorngewijs komt iedereen aan bod en het is ‘delen en dumpen’. We stellen geen vragen of gaan niet op elkaar in.
- Tenslotte zeg je het WAT: je stelt je vragen.
3. Jij start de incheckronde
Mensen kunnen hun hand opsteken als ze voelen dat het aan hen is. Je kan dit fysiek doen als je iedereen via video kan zien of je kan ook de functie ‘raise hand’ gebruiken (bv. op Zoom) en dan verschijnt er een handje naast iemands naam.
4. Bij besluitvorming stem je met handopsteking
Zo ben je er zeker van dat je iedereen gehoord hebt en dat iedereen het besluit mee ondersteunt.
5. Als er een minderheid niet akkoord gaat kan je vragen ‘Wat heb je nodig om?’
Je voegt deze wijsheid van de minderheid toe aan het besluit en kan dan vragen om instemming van de hele groep. Pas als alle handen in de lucht zijn heb je ene wijs en gedragen besluit.
6. Als je wil weten in een dialoog wie welke ideeën, meningen of gevoelens deelt, werk je met de vraag ‘Wie herkent zich?’
Zo vermijd je herhaling en hebben de stille stemmen zich toch ook geuit. Je kan hierbij ook een handgebaar maken.
7. Als je tussentijds de chatbox gebruikt, let er dan op dat iedereen ‘chat to all’ gebruikt. Zo vermijd je een wandelgang of roddelcircuit online. En je maximaliseert het groepsbewuste.
8. Oogst na een dialoog of besluitvormingsproces
Als je het over een belangrijk onderwerp met elkaar gehad hebt, maak dan even tijd om te zeggen wat raakte in dit gesprek, wat nieuw was of belangwekkend. Deze lessons learned kan je evt. na de meeting nog even via een mailtje teruggeven. Ze blijken vaak van waarde op langere termijn.
9. Het helpt, zeker online, als we helder met elkaar communiceren.
Een deel van je nonverbale communicatie valt immers weg en die vervang je door meer expliciete verbale communicatie.
Enkele tips:
- Zeg ‘ik’ ipv ‘wij’ of ‘gij’.
- Wees concreet i.p.v. veralgemeningen.
- Adresseer je boodschap: noem namen, want blikken zijn niet altijd duidelijk.
10. Sluit je vergadering af met een checkout, waarbij je een handgebaar maakt voor hoe je je voelt, een cijfer geeft bij de kwaliteit van de meeting of in één woord je laatste comment kan geven.
Kan je geen touw vastknopen aan deze tips, lees dan eerste ons boek ‘Van zondebok naar zebra’. Wil je meer weten over de tools die we vernoemen in de tips bestel er dan meteen onze toolbox bij via de webshop.
Veel plezier in het ontdekken van andere manieren van connecteren met elkaar!